Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wymaga noszenia wielu kapeluszy jednocześnie. Jednego dnia jesteś genialnym strategiem, drugiego handlowcem, trzeciego specem od marketingu, a pod koniec miesiąca… musisz stać się księgowym. Multizadaniowość to supermoc przedsiębiorców, ale w gąszczu codziennych obowiązków łatwo o potknięcie tam, gdzie przepisy nie wybaczają błędów – w finansach.
Błędy w księgowości małej firmy mogą kosztować sporo stresu, a w skrajnych przypadkach – również realnych kar finansowych. Oto 5 najczęstszych grzechów księgowych polskich przedsiębiorców. Sprawdź, czy któryś z nich nie dotyczy Twojego biznesu!
Mieszanie portfela prywatnego z firmowym
To absolutny klasyk w jednoosobowych działalnościach gospodarczych. Masz jedno konto bankowe, z którego płacisz za leasing samochodu, zakupy towaru, a przy okazji… za prywatne zakupy spożywcze czy kino z rodziną.
Dlaczego to błąd?
Urząd Skarbowy w razie kontroli ma prawo prześwietlić konto, na które spływają firmowe środki. Rozplątywanie historii transakcji i tłumaczenie urzędnikowi, która z nich była prywatna, a która firmowa, to logistyczny koszmar. Co więcej, płacenie kartą firmową za prywatne zachcianki drastycznie utrudnia rzetelne kontrolowanie płynności finansowej (cash flow) Twojego biznesu.
Przetrzymywanie dokumentów na „ostatnią chwilę”
Scenariusz, który zna chyba każda księgowa: jest dwudziesty dzień miesiąca, mija ostateczny termin wysyłki deklaracji podatkowych, a w drzwiach biura staje zestresowany przedsiębiorca z reklamówką pełną nieposortowanych faktur.
Dlaczego to błąd?
Działanie w pośpiechu i pod presją czasu to idealne warunki do popełniania błędów – zarówno po Twojej stronie (bo o połowie kosztów zapomnisz), jak i po stronie osoby rozliczającej dokumenty. Regularne, sukcesywne dostarczanie faktur (np. raz w tygodniu) pozwala na bieżąco monitorować realny wynik finansowy firmy i z wyprzedzeniem dowiedzieć się, jak wysoki podatek trzeba będzie zapłacić.
Gubienie faktur kosztowych i błędne opisywanie transakcji
Wystawienie faktury przychodowej to czysta przyjemność, ale dbanie o faktury kosztowe bywa uciążliwe. Faktury za paliwo zostające w schowku auta, dokumenty w formie PDF zagubione gdzieś na skrzynce mailowej, paragony, które wyblakły zanim trafiły do rozliczenia…
Dlaczego to błąd?
Dlaczego to błąd? Brak dokumentu to brak możliwości wrzucenia go w koszty, a co za tym idzie – wyższy podatek dochodowy i VAT do zapłaty. Pamiętaj też, że niektóre specyficzne wydatki (np. zakup sprzętu, który służy zarówno prywatnie, jak i firmowo) wymagają jasnego uzasadnienia. Dobra praktyka? Twórz dedykowane foldery na mailu i przechowuj kopie cyfrowe w bezpiecznym miejscu od razu po zakupie.
Samodzielna interpretacja dynamicznie zmieniających się przepisów
Polskie prawo podatkowe zmienia się niezwykle dynamicznie. Śledzenie wszystkich nowelizacji, zmian w składkach zdrowotnych, nowych matryc stawek VAT czy kolejnych wersji plików JPK to praca na pełen etat.
Dlaczego to błąd?
Próba opierania strategii firmy na wiedzy z losowych artykułów w internecie lub grup na Facebooku bywa bardzo zwodnicza. Przepisy mają mnóstwo wyjątków. To, co zadziałało u innego przedsiębiorcy, w Twoim przypadku (ze względu na inny kod PKD czy formę opodatkowania) może skończyć się wezwaniem z Urzędu Skarbowego.
Upieranie się przy samodzielnej księgowości za wszelką cenę
Wielu początkujących przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości, chcąc zaoszczędzić kilkaset złotych miesięcznie. Wybierają proste programy online i spędzają długie godziny na wypełnianiu tabelek.
Dlaczego to błąd?
Twoja godzina pracy jako właściciela firmy ma konkretną wartość. Jeśli poświęcasz 5 czy 10 godzin w miesiącu na stresowanie się podatkami, zamiast w tym czasie pozyskiwać klientów lub realizować zlecenia, ta „oszczędność” staje się czystą stratą. Oddanie finansów w ręce profesjonalistów to nie koszt – to inwestycja w Twój święty spokój i czas na rozwijanie biznesu.
Jak zyskać pełną kontrolę i bezpieczeństwo?
Prowadzenie firmy powinno przynosić satysfakcję i zyski, a nie bezsenne noce spędzone nad przepisami. Jeśli czujesz, że papierologia zaczyna Cię przerastać lub po prostu chcesz mieć pewność, że Twoje rozliczenia są w 100% poprawne, czas na krok do przodu.
W Finovo zdejmujemy z Twoich barków cały ciężar formalności. Pilnujemy terminów, optymalizujemy koszty i dbamy o to, byś nie popełniał powyższych błędów. Nasze biuro rachunkowe w Wieluniu to zespół ekspertów, którzy mówią ludzkim językiem i grają zawsze w Twojej drużynie. Odwiedź nas na ul. Narutowicza 2B lub skontaktuj się online – zobacz, jak przyjemna może być nowoczesna księgowość!